I dette indlæg introducerer vi for begrebet fortrolighedserklæring, hvilket på mange måder er essentiel inden for håndtering af fortrolige oplysninger, der på den ene eller anden måde kan indeholde fortrolige oplysninger. Fortrolighedserklæringen går også under fortrolighedsaftale, hemmelighedholdelsesaftale eller NDA (Non Disclosure Agreement). Erklæringen har til formål at beskytte mod videregivelse af ømtålelige oplysninger.
Fortrolige og ømtålelige informationer i dokumenter, ses oftest i erhvervssammenhænge. Det kan eksempelvis være i forbindelse med en virksomhedsoverdragelse. Det kan derfor være en god idé at indgå i en fortrolighedserklæring, inden aftalt møde med de involverede repræsentanter fra anden virksomhed. De involverede vil i den forbindelse underskrive, at de fortrolige oplysninger forbliver inden for virksomhedens fire vægge og ikke videregives.
Fortrolighedserklæringen er altså en juridisk bindende aftale, efter påsat underskrift, der beskytter enten én eller begge parter i aftalen, mod videregivelse af de emner og oplysninger, som bliver diskuteret i forbindelse med eksempelvis en virksomhedsoverdragelse.
Hvad er en fortrolighedserklæring (NDA)?
Fortrolighedserklæringen er kort fortalt en bindende aftale mellem to parter, der har interesse i at opbygge et samarbejde på den ene eller anden måde. Fortrolighedserklæringen har i den forbindelse til formål at beskytte eventuelle fortrolige oplysninger, som måtte fremgå af de informationer der bliver delt mellem parterne. De fortrolige oplysninger kan veksle alt fra erhvervshemmeligheder, opfindelser til kundeinformationer og oplysninger om virksomheden, der ikke ligger tilgængelig for omverden.
Fortrolighedserklæringen kan udarbejdes af de involverede parter alene eller en advokat. Det er dog vigtigt at parterne, der skal til at indgå samarbejde, gør op med sig selv, hvilke forhold de ønsker skal fremgå af erklæringen. Det kan eksempelvis være, at erklæringen skal udformes sådan, at begge parter skal stilles til ansvar for at holde oplysningerne hemmelige. Erklæringen kan også udformes således, at kun den ene af parterne gøres ansvarlig for informationerne. Ligeså kan det aftales, hvem og hvordan parterne præsenteres for de fortrolige oplysninger.
Fortrolighedserklæringen dækker udelukkende de oplysninger, som er fortrolige – heraf navnet. Fremgår der andre oplysninger, af de der bliver diskuteret, som er offentliggjort i forvejen, må disse oplysninger altså gerne videregives.
Hvorfor anvende en fortrolighedserklæring?
En fortrolighedserklæring – også kaldet en NDA- er et effektivt værktøj, der kan være en god idé at tage i brug i en lang række tilfælde. Da en fortrolighedserklæring kan anvendes i flere tilfælde, er det vigtigt, at aftalen tilpasses det enkelte behov.
Det kan eksempelvis være fordelagtigt for en virksomhed, der samarbejder med en ekstern virksomhed eller partner, at beskytte sine fortrolige oplysninger og informationer, som den anden kan få indsigt i, i forbindelse med samarbejdet.
Det kan ligeså gøre sig gældende for de eksterne parter, der ligeledes risikerer, at deres informationer og fortrolige oplysninger bliver lækket. Fortrolighedserklæringen sikrer altså både virksomhed såvel som den eksterne part, at alle oplysninger forbliver fortrolige og ikke bliver videregivet eller solgt til en tredjepart.
Hvornår anvendes en fortrolighedserklæring?
Har en virksomhed eksempelvis opfundet et nyt produkt, som endnu ikke er lanceret, kan det i forbindelse med et samarbejde med en ekstern part, være en god idé at inddrage en fortrolighedserklæring (NDA). Det er i sådan en situation fordelagtigt at opsøge professionel hjælp, til udarbejdelse af erklæringen. På den måde udformes erklæringen korrekt første gang, og der opstår ingen uventede konflikter mellem de involverede parter.
Det er i den relation kutyme, at man beder de involverede parter om at underskrive en fortrolighedserklæring, inden det ønskede samarbejde påbegyndes. Ved at indgå i en fortrolighedserklæring inden påbegyndt arbejde, sikrer parterne sig altså, at modparten ikke videregiver eller deler de fortrolige oplysninger med andre, end de der er involveret i samarbejdet.
Såfremt de oplysninger, der deles med en ekstern part, bliver misbrugt eller håndteret forkert, kan det have store konsekvenser for vedkommende der har nogle oplysninger, som ikke ønskes offentliggjort.
Hvad bør en fortrolighedshedsaftale indeholde?
Der findes flere forskellige NDA’er, da de udformes og tilpasses specifikke formål. Der er dog visse punkter, som en NDA bør indeholde, hvis den skal fungere i praksis og være juridisk gældende. En NDA bør besvare følgende spørgsmål:
Der er ikke én fortrolighedserklæring der er ens. Alle erklæringer såvel som kontrakter udformes og tilpasses efter de involverede parters specifikke formål og fokus. Der er dog visse punkter, der anses som værende obligatoriske, hvis erklæringen skal fungere i praksis og være juridiske gældende. En fortrolighedserklæring (NDA) bør besvare følgende spørgsmål:
- Hvem er de involverede parter?
- Hvordan defineres fortrolige oplysninger?
- Har modtagende part tilladelse til at dele oplysninger med visse andre – eksempelvis sin egen virksomhed?
- Er der tale om en gensidig eller ensidig NDA?
- Er der et udløbstidspunkt for NDA’en?
- Er NDA’en opsigelig, og hvilke omstændigheder gør sig i så fald gældende?
- Hvordan forholder de involverede parter sig i tilfælde af konflikter?
Fortrolighedserklæring i ansættelseskontrakter
Der vil af en almen ansættelseskontrakt typisk fremgå et afsnit omkring fortrolighed og loyalitet. I disse tilfælde vil den ansatte altså være pålagt en tavshedspligt fra start. Vedkommende har altså ikke tilladelse til at diskuterer informationer eller oplysninger omkring virksomheden, med andre end de ansatte.
En medarbejder der er underlagt af en loyalitetsforpligtelse, må ikke ytre sig negativt omkring sig arbejdsgiver og/eller arbejdsplads, da det kan anbringe virksomheden i dårligt lys. Denne forpligtelse kan forlænges med en kunde- eller konkurrenceklausul, omend medarbejderen i tilfælde ønsker retten til at modtage kompensation.
Det ses ofte, at arbejdsgiveren er interesseret i at inkludere en fortrolighedserklæring i ansættelseskontrakten, hvoraf de specifikke oplysninger, som medarbejderen ikke må videredele bliver beskrevet. Arbejder man til daglig med store mængder er personfølsomme data, kan det ligetil være et krav, at kontrakten indeholder en fortrolighedserklæring.
Gensidig eller ensidig fortrolighedserklæring
Når fortrolighedserklæringen udarbejdes, er det afgørende, hvorvidt det kun er den ene eller begge parter, der ønsker at holde sine oplysninger hemmelige fra resten af omverden. En fortrolighedserklæring kan derfor både være gensidig og ensidig.
Det ses ofte, at man ønsker at afgøre, hvorvidt erklæringen skal være gensidig eller ensidig. Dette vurderes ud fra, hvorvidt der er tale om et tæt samarbejde, der giver adgang til unikke data og indsigt i hinandens arbejdsgange. Det kan også være en mere simpel relation – eksempelvis mellem en kunde og en leverandør.
Er der tale om en relation mellem en medarbejder og en arbejdsgiver, vil fortrolighedserklæringen oftest være udformet som en ensidig erklæring. Her tales der om at arbejdsgiver automatisk er forpligtet til at beskytte medarbejderes personoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningen. Det ses dog også i de fleste tilfælde, at medarbejder skal underskrive på ligeså at passe på arbejdsgiverens oplysninger omkring virksomheden.
Fortrolighedserklæring ved joint venture
Et tilfælde, hvor en fortrolighedserklæring kan blive relevant, er ved det der kaldes joint ventures – altså når to virksomheder går sammen og stifter en tredje virksomhed. her er det en god idé at udarbejde en samarbejdsaftale, der indeholder en gensidig fortrolighedserklæring.
Når man snakker joint venture, vil de involverede ofte have et tæt samarbejde, på baggrund af interessen for at starte ny virksomhed sammen. Et tæt samarbejde som dette, vil automatisk gøre at begge parter får indsigt for begges arbejdsgange, og tilmed følsomme oplysninger, der ikke må ende hos en tredjepart.
Hvad sker der ved brud på fortrolighedsaftalen?
Trods underskrevet fortrolighedserklæring, er der stadig en risiko for, at en af parterne ikke overholder deres del af aftalen. Er det tilfældet, at fortrolighedsaftalen bliver brudt, er det muligt for den krænkede part – altså den part, hvis oplysninger er blevet delt – at kræve erstatning.
Har du skrevet under på en fortrolighedserklæring (NDA), og stadig videregiver fortrolige oplysninger fra din samarbejdspartner, anses det som værende strafbart. Straffen heraf består af en erstatning til virksomheden eller personen, som aftalen er blevet brudt med. Der vil i det tilfælde være tale om erstatning og en konventionalbod.
Konventionalboden defineres på forhånd i aftalen, så alle parter er klar over beløbets størrelse og omfang. Er der tale om en gensidig fortrolighedserklæring, risikerer begge parter at skulle betale erstatning og konventionalbod, såfremt aftalen ikke overholdes.
Hvad er en konventionalbod?
I tilfælde af brud på aftalen er det kutyme at indsætte konventionalbod i selve fortrolighedserklæringen. En konventionalbod er et beløb, der er defineret på forhånd, som den part der har fået offentliggjort sine oplysninger, kan kræve. Størrelsen på sådan et beløb varierer alt efter, hvad de involverede parter bliver enige om.
En konventionalbod anses som en selvfølge i sager, hvor det er vanskeligt at vurdere, hvor stort et tab den krænkede part vil komme til at lide, såfremt modparten bryder kontraktens juridiske vilkår. Ligeledes i sager, hvor det er vanskeligt at fremføre dokumentation for, at der er sket en overtrædelse.
NDA’ens varighed
Nogle fortrolighedsaftaler (NDA’er) er tidsbegrænset, så de eksempelvis kun gælder i 3 år, efter parterne har underskrevet kontrakten. Andre NDA’er har ingen tidsbegrænsning, hvorfor forpligtelsen og ansvaret gælder indtil informationen, ikke længere anses som være fortrolig.
Den model, der anvendes, bør afhænge af, hvilken information der afgives. Hvis den afgivende part på forhånd ved, at informationen ikke længere vil være fortrolig om 3-5 år – eksempelvis hvis der er tale om en snarlig produktlancering – kan det accepteres, at NDA’en er tidsbegrænset.
Kan jeg selv udarbejde en fortrolighedsaftale?
Man bør som udgangspunkt være påpasselig med, selv at udarbejde juridiske dokumenter og kontrakter, da effekten er betinget af, at den indeholder specifikke punkter, der er relevante for det specifikke arbejde.
Det er dog muligt at finde standardkontrakter, som tager højde for de essentielle problemstillinger relateret til fortrolighedserklæringer. Det er dog stadig fordelagtigt at kontakte en advokat eller jurist, som kan rådgive og vejlede dig sikkert igennem processen.